OSZCZĘDZAJ CZAS

Zamiast nowego pracownika zatrudnij bs4 mentor!

System bs4 mentor z chęcią weźmie na siebie proste obowiązki, aby zwolnić pracownikom czas na ważniejsze zadania. Program w mgnieniu oka bezbłędnie wykona powtarzalne czynności. Agreguje wiele funkcji do zarządzania firmą i organizacji pracy, więc informacje, które raz mu przekażesz, będą spójne dla wszystkich działów w firmie. Zintegruje działania między różnymi obszarami organizacji, zapewniając sieć powiązań pomiędzy uczestnikami, szkoleniami, trenerami itp. Zanim zdążysz poprosić, już będzie miał gotowe zestawienie statystyk i rentowności szkoleń.

I wisienka na torcie – potrzebujesz jeszcze bardziej kompetentnego pracownika? Jeśli chcesz więcej niż nasz gotowy system bs4 mentor dla branży szkoleniowej, to sprawdź możliwość wprowadzania własnych modyfikacji lub zleć nam ich wprowadzenie – będziesz zaskoczony ile mamy łatwo konfigurowalnych elementów i mechanizmów, które możemy dokładnie dopasować do potrzeb Twojej firmy!

Automatyzacja
powtarzalnych czynności

Przepisywanie
danych

Dostęp
do informacji

Organizacja
pracy

automatyzacja powtarzalnych czynności

Oszczędzaj czas na powtarzalnych czynnościach

Ile czasu w Twojej firmie marnuje się na proste, powtarzalne zadania, takie jak np. tworzenie certyfikatów, ofert, e-maili, czy aktualizacja danych na wielu platformach? Ile godzin w tygodniu możecie zaoszczędzić w tym obszarze? Ile to będzie w przeliczeniu na złotówki?

W systemie bs4 mentor oferujemy automatyczne generowanie ofert, e-maili, certyfikatów na podstawie danych z bazy. Możemy zsynchronizować go z Twoją stroną internetową, aby raz zaktualizowane w systemie dane, automatycznie poprawiły się również na stronie. System zajmie się wysyłką informacji o zmianach, przypomnień o szkoleniach do uczestników czy trenerów oraz potwierdzaniem uczestnictwa.

System może także obliczać ilu uczestników potrzeba na szkolenie, aby zapewnić jego rentowność i pilnować minimalnego poziomu zapisów. Po zakończonym wydarzeniu podsumowuje wszystko w formie przystępnych statystyk. Wspiera rozliczanie marży za pozyskanych uczestników.

Co więcej – automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu, ale także eliminacja błędów! Ile dodatkowo czasu oszczędzasz, jeśli nie musisz niczego poprawiać ani prostować?

przepisywanie danych

Oszczędzaj czas na przepisywaniu danych

Jeśli zmienia się czas albo miejsce szkolenia w ilu miejscach musisz poprawić tę informację? Ile czasu poświęcisz na powiadomienie zapisanych uczestników?

Z systemem bs4 mentor – niewiele. Dane poprawione w jednym miejscu mogą być zaciągane do innych elementów programu. Dzięki wspomnianej wcześniej integracji również na stronę internetową. Ponadto z łatwością wyszukasz zapisanych użytkowników i używając szablonu, roześlesz informację o zmianie.

Szablony certyfikatów, e-maili czy szkoleń zaoszczędzą czas ich tworzenia. Zamiast wprowadzić kilkadziesiąt danych, wprowadzasz tylko kilka. Albo korzystasz z pełnego, gotowego szablonu, który automatycznie zaciąga informacje z kartotek poszczególnych uczestników, wstawia logo firmy, nazwę instytucji certyfikującej i w kilka sekund dziesiątki, a nawet setki certyfikatów są gotowe do wysyłki.

Przyśpieszamy także organizację szkoleń, dzięki szablonom podzielonym na grupy tematyczne, z już wprowadzanymi powtarzalnymi danymi (cel, program, trener – którekolwiek elementy są powtarzalne). Oszczędzaj, korzystając z szablonów e-mail – zaproszeń na szkolenia, powiadomień o nowych terminach, przypomnień o zapisach. Cała komunikacja staje się spójna i nikt nie poświęca czasu na każdorazowe redagowanie kolejnych wiadomości.

Oferujemy także mechanizm prostego przydzielania rabatów dla uczestników, np. dla konkretnej firmy, przy zapisie określonej liczby uczestników. Możesz przypisać stały cennik lub zniżkę.

Co więcej, zaciąganie raz wpisanych do systemu danych, zapewnia ich spójność w każdym zakamarku programu, w każdy e-mailu i certyfikacie. I znowu unikasz błędów wynikających z wielokrotnego wpisywania informacji.

dostęp do informacji

Skróć czas dotarcia do informacji

Ile czasu codziennie poświęcacie na wyszukiwanie ustaleń, danych o szkoleniach, trenerach czy uczestnikach? Czy przepływ pracy i koordynacja działań są efektywnie zorganizowane? Czy jednak codziennie tracicie czas na dopytywanie się o różne kwestie i szukanie osoby, która ma bieżącą wiedzę na dany temat?

Wiemy, że problemy w tym obszarze powodują opóźnienia, dużo frustracji, a w skrajnych przypadkach prowadzą do konfliktów, dlatego w systemie bs4 mentor stworzyliśmy sieć powiązań między obiektami, aby ułatwić wyszukiwanie potrzebnych informacji.

Koniec z przeszukiwaniem tysięcy wiadomości, aby znaleźć ustalenia z klientami – w ich kartotekach łatwo wyszukasz powiązane e-maile. Koniec z nieporozumieniami wewnętrznymi, kto co miał zrobić i komu co obiecał – dzięki wewnętrznemu komunikatorowi wszystkie ustalenia można bardzo łatwo wyszukać i szybko rozwiązać spór.

Każdy pracownik zaoszczędzi czas, dzięki dostępowi do odpowiednich informacji w odpowiednim czasie. Zyskaj bieżące terminarze zajętości sal i trenerów, zaplanowanych szkoleń i ich statusów, nieobecności i urlopów. Z łatwością podejrzysz także kalendarze zadań pracowników – zarówno wykonanych, jak i zaplanowanych.

Segmentuj uczestników szkoleń, trenerów czy inne obiekty kilkoma kliknięciami – w zestawieniach oferujemy mechanizm schowków, które umożliwiają proste zapisywanie i wykorzystywanie wyselekcjonowanych elementów.

Zapewniamy także dostęp do pełnej historii kontaktu z klientem – w ich kartotekach zapisane są nie tylko dane kontaktowe, ale także e-maile, powiązane komunikaty wewnętrzne, wygenerowane oferty, notatki (informacje o preferencjach klientów będziesz mieć zawsze na wierzchu).

Z kolei managerowie zyskują podgląd postępu prac, statystyk o szkoleniach, podsumowań finansowych i rentowności – wszystko, czego potrzebują, aby podejmować trafne decyzje!

Dla bezpieczeństwa dostęp do informacji jest ograniczony uprawnieniami.

organizacja pracy

Oszczędzaj czas przez lepszą organizację

Jedną stroną oszczędności czasu jest zarządzanie dostępem do informacji opisane powyżej. Ale to tylko mały wycinek tego, jak nasze oprogramowanie skraca czas wykonywania poszczególnych zadań.

Z systemem bs4 mentor Twoja firma będzie pracować sprawnie i spokojnie jak dobrze naoliwiona maszyna. Procesy odbywają się w sieci powiązań, zapewniając spójność wszystkich działań. Raz wdrożone scenariusze np. planowania szkoleń czy sprzedaży, można powielać, co oszczędza czas oraz eliminuje błędy i wątpliwości. Zadania mogą być realizowane również w przejrzystej formie tablicy kanban.

Automatycznie generuj oferty na podstawie informacji o szkoleniach raz zapisanych w systemie. Do pliku podstawione zostaną potrzebne dane oraz opisy i czas przygotowania każdej oferty skrócisz do zaledwie kilku minut.

Uporządkuj komunikację e-mail w firmie – jedną z części naszego oprogramowania jest skrzynka e-mail. Dzięki jej zastosowaniu zyskujesz mechanizm łączenia wiadomości z kartotekami różnych obiektów – wszystkie są uporządkowane, łatwo dostępne w odpowiednich miejscach. Jednym kliknięciem możesz przekazywać wiadomości do swoich pracowników, opcjonalnie dodając komentarz. Szczególną oszczędnością czasu jest funkcja masowego generowania wiadomości i ich wysyłka – używaj znaczników, które automatycznie wkleją do treści indywidualne dane poszczególnych odbiorców.

Z kolei dzięki zastosowaniu wewnętrznego komunikatora oszczędzamy czas na przełączaniu się między różnymi aplikacjami czy czatami, zyskujesz także możliwość odkładania mniej pilnych wiadomości na później. Masz mniej pisania – treści możesz wysyłać w powiązaniu do innych obiektów w systemie (np. uczestników, szkoleń, trenerów), a każdy odbiorca dostanie bezpośredni link do pełnej kartoteki kontekstu wiadomości. W paru prostych krokach załączysz także pliki z komputera lub z zasobów systemowych.

Zwolnij miejsce w swojej głowie, oddelegowując do systemu pilnowanie terminów – powiadomienia dadzą Ci znać o zbliżających się szkoleniach czy zbyt małej liczbie uczestników. Będziesz mieć więcej czasu i spokój wewnętrzny, aby lepiej skupić się na bieżącym zadaniu.

Podsumowując całą tę listę funkcji dedykowanych dla oszczędności czasu w Twojej firmie, możesz zyskać dziesiątki na nawet setki dodatkowych, wolnych godzin w tygodniu. Ile pieniędzy zaoszczędzisz w ten sposób? Ile możliwości otwiera się z tym dodatkowym budżetem? O ile będziesz spokojniejszy o losy swojej firmy?

Zobacz, co jeszcze możesz zyskać dla swojej firmy

Zwiększ rentowność szkoleń

Usprawnij jakość obsługi

Popraw bezpieczeństwo